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ERP实施数据准备要注意哪些事?

大家都知道ERP实施中有句老话,三分靠产品,七分靠实施,往往忽视了后面一句,十二分靠数据。此话某种意义上说明基础数据准备在系统实施过程中的重要性,从笔者多年实施经验来看,数据准备的越准确、及时和完整,上线运行越稳定顺畅,对客户的帮助越大。

那么在数据准备中,需要注意那些问题呢,主要明确以下七点:

1.先专业培训,再准备数据

ERP系统中的每一个数据都有其明确的定义和作用,尤其是参数的设置,如果发生误解,会影响系统的正常运行。因此必须先经过培训,透彻明了每一个数据和参数字段的确切定义和要求,再开始准备数据。

2.先易后难

在ERP项目实施阶段,根据企业原有管理基础的差异,数据准备和录入有时会占用相当长的时间。根据数据准备的维度,可以分为以下几类:

n 手工管理已使用的数据,而且ERP系统同样会用到,比如“名称”和“单位”

n 手工管理虽然使用,但不规范,这类数据最突出的就是“编码”

n 手工管理未曾使用的数据,对这类数据需要花费较长的时间准备。

3.先静态数据,后动态数据

在生产活动开始以前发生的数据称之为静态数据,应当尽早准备,比如产品资料、客户资料、供应商资料等。而动态数据一旦录入,由于时时刻刻都在发生变化,必须时刻维护,在切换前初始化阶段正式确认,比如库存数据、订单数据等。

4.人力资源合理投入

人们经常关心实施ERP项目要多长时间,影响实施周期的因素很多,如前期工作是否扎实等。就数据准备而言,投入人力的数量和人员的素质更会有直接的影响。作为一项一把手工程,要根据项目实施进程的不同阶段,投入必要的人力,以保证项目正常进行。

5.发扬团队精神,协同整理数据

录入系统中有许多是需要几个业务部门共同商量决定的,这时特别需要强调发扬团队精神,服从大局和整体,共同完成数据准备和录人工作。

6.分析数据的合理性

有时数据看上去是“准确”的,但很明显是有潜力和水分的,偏大或偏小,对这类数据要标注出来,在管理条件成熟的时候,逐步逼近合理。比如产品的“产能数据”一开始很难有数据支撑,需要通过车间精益化管理才能采集到。

7.建立保证数据准确的激励机制

要分析数据不准确、不合理产生的原因,不少情况是由于激励机制不合理造成的。例如,把完成多少工时定额同奖金挂钩,这种情况如果要修正定额就会影响奖金,这个定额就很难准确。激励机制是人制定的,不合理就应当研究纠正。

数据准备是ERP上线前的基础准备,按注意事项脚踏实地把数据做好,相信我们迈出了ERP成功的关键一步。

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