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怎样才能让家具行业ERP系统的库存数准?

ERP系统使用过程中,难免会出现库存不准确的情况,那么家具行业的ERP库存怎样才能准确呢?


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首先我们要确定一下准这个概念。准是一个相对的概念,比如:80%准确率相对70%准确率来说,80%就属于更准了。但是80%相对于90%来说80%就属于不准确了。那么这个准确程度,或者说准确率应该是多少才算准呢?这要看对比,与上个月的准确率作对比,与最终目标作对比。


回到初始的问题怎样才能准确,是指接近或者达到最终目标。那么您设定的最终打算达到的目标是多少?90%还是99%?在您确定您的目标的时候需要考虑一下行业普遍的库存准确率,然后根据贵司的现状来设定目标。


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如果之前的准确率一直较低,就要给相关人员改善的过程,需要分步骤,分时间段来分别完成预设目标。有了目标之后分析为什么库存数不准,之后根据这些原因出台相应措施,才能够让库存准确。我根据许多制造业的公司现状来分析,不准的原因可以分成以下几类:

1.新使用ERP系统,操作者嫌麻烦、操作不熟、管理不善丢单、录入错误等等原因导致不准。



2.打白条或者口头承诺,但是最终并未在系统中录入相应单据。



3.工作繁忙或者其他原因导致单据录入不及时,以及不正规操作导致的库存不足。



4.盘点的流程不够严谨导致库存操作出现问题的时候,不反馈不解决,积压到月底,等盘点盘平。


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这些问题的原因及改善建议如下:

1.使用者不熟悉、嫌麻烦的原因之一:培训效果不佳或者操作人员未接受培训。这样要加强培训以及确认培训效果,比如培训后用考试来确认效果,达到一定分数才准上岗。原因之二:之前使用过ERP系统和现在使用的系统操作方法、界面、逻辑不同导致不习惯、不方便、不明白,这一点需要实施人员耐心引导,最终要让操作者能用、会用、熟练运用。



2.录入单据需要及时,不要将单据压到下班时才录入,要有相应的监督制度,要求单据必须当天完成,到了下班的时候录错单据的可能性就更大了。应该是一旦发生出入库就应该有相应的单据处理。并且不要使用白条、口头,需要在系统中录入好相应的单据。如果确实无法做到及时,也要有相应的流程确保后续能够第一时间补录。




3.单据管理流程要建立,要细致。最好是出入库的手工签字或者客户、供应商的单据订在一起交给统计部门做后续的审查。例如有一家客户的单据流程有这样的要求:将ERP系统出入库单据包含办理人签名的黄联、供应商送货单的红联用小号订书器在左上角订好,按照先办理放下面后办理放上面的顺序整理整齐,不连续的单据编号需要用便条纸插在缺少的单据位置写明具体缺少原因并签名。之后每天11:4517:45两次交给6楼财务单据对接窗口,并且由财务对接人在仓库签收表中签名、记录对接时间、单据份数。您看什么时候、做什么、怎么做、用什么方法做都说明的清清楚楚。如果是您来按照这样的方式管理整个仓库的单据流程,那么出错误的可能性是不是将大大降低呢?


4.仓库区域保管责任落实到人,月底盘点,盘盈盘亏必须要有合理解释。并且每次盘点都要让责任人出方案杜绝本次的问题,然后就是奖惩手段跟进。



5.建议完善的盘点流程,不能是仓库认为数量不对了就直接做盘点单盘平。应该有监督部门来审查盘点单,只有审查部门才能批准盘点单。出现不合理的盘点情况,必须要有详细的盘盈盘亏说明,以及后续的整改措施。然后就是监督部门根据整改措施安排后续监督。



6.不定时抽盘,同样也要有奖惩手段跟进。对于屡次违反的错误要有惩罚手段,对于确实改善并且有较好效果的情况要有奖励手段跟进。


7.以后所有库存相关报表都看ERP系统内的报表,手工制作的报表仅用于前期参考。这样才会有人真正的去维护ERP数据的准确性。



8.可以考虑启用条码模块,一对一的方式管控产品。这样就可以极大的改善仓库不准确的问题。当仓库执行的流程清晰、细致、责任到人、有监督、有奖惩、有抽盘、也启用了条码一对一管理,这些都落实了,您的ERP库存就应该准确了。


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